Unidad III. El protocolo en las actividades sociales

 

El protocolo en las actividades sociales

El protocolo social consiste en mantener un comportamiento adecuado en situaciones determinadas mediante unas normas establecidas. Estos actos sociales reglamentados se adaptan al momento y a la persona con la finalidad de transmitir una imagen de “saber estar” y de cortesía.

Actos sociales y su clasificación

Teniendo en cuenta que los eventos pueden concebirse de forma individual o en conjunto, por lo que clasificar a un evento en una tipología no lo excluye de estar incluido en otra u otras clasificaciones, podemos elaborar una primera clasificación.

Actos de empresa y corporativos

Se trata de un acto especial que sirve a una persona, grupo o compañía para presentar o potenciar un determinado producto/servicio o fortalecer una determinada marca, es decir, desde esta perspectiva el evento es considerado como un acto mercadotécnico que se usa para ofrecer a los clientes o potenciales clientes la oportunidad de un acercamiento más directo con la marca con el objetivo de fidelizarlos frente a la competencia.

Actos con causa y de recaudación de fondos

Son los eventos benéficos, promovidos por grupos solidarios con el propósito de conseguir ingresos, apoyo y/o sensibilización a una determinada causa.

Espectáculos y eventos de ocio

Son tipos de eventos que se diseñan explícitamente como experiencia de disfrute y entretenimiento.

Actos deportivos

Son eventos en los que se participa o se observa un espectáculo deportivo. Incluyen actividades deportivas, recreativas y competiciones deportivas.

Actos de la administración central y/o local

Son cualquier tipo de evento promovido o creado por partidos políticos, comunidades o entidades de la administración.

Actos sociales

Se orientan hacia el ámbito privado o familiar y pretenden celebrar o conmemorar un acontecimiento religioso, de la comunidad o social. Algunos de los ejemplos más representativos de los eventos sociales son las bodas, las comuniones, los bautizos, los cumpleaños y las reuniones con amigos y/o familiares. Un tipo de evento social cada vez con mayor presencia son las graduaciones.

Reuniones o convenciones

Se consideran así a los eventos cuya actividad principal es el intercambio de información, debate o discusión con un propósito de formación y/o mantener las relaciones de equipo

Otras clasificaciones

Otras posibles clasificaciones permiten diferenciar entre eventos internos y eventos externos, considerando internos a los que convocan a un público estrechamente vinculado con la promoción del evento y los eventos externos aquellos que se dirigen a un público no vinculado directamente al mismo y, por lo tanto, a un público más heterogéneo.

Según el número de participantes

Por último, atendiendo al número de participantes, la clasificación más generalizada para los diferentes tipos de eventos es:

• Evento pequeño (entre 50 y 250 participantes)
• Evento mediano (entre 250 y 500)
• Gran evento (entre los 500 y hasta 2.000 participantes) y
• Mega eventos (más de 2.000 participantes)
• Los mini eventos (entre 35 y 45 participantes)

 

Tipos de conversación en diferentes actos sociales.

Estructurada: se trata de una conversación previamente preparada y definida, en esta clasificación se encuentran los discursos, charlas o conferencias.

Semiestructurada: estas conversaciones son previamente estructuradas, pero no completamente planificadas, ya que, en este tipo de conversaciones, se cuenta con una interacción entre los interlocutores, en esta clasificación podemos encontrar los debates y entrevistas.

Cotidiana o común: son conversaciones ocasionales que se pueden encontrar en la vida cotidiana que no tienen un libreto a seguir, se dan a medida que se va interactuando.

Improvisada:  Se trata de un diálogo ligero y sin importancia. Puede efectuarse entre personas conocidas o desconocidas, en esta clasificación podemos encontrar las conversaciones en el supermercado, en el autobús, en el banco, el parque etc.

 

Formas de sentarse

Hay muchas formas de sentarse, pero no todas son correctas, la forma de sentarnos puede decir mucho de nosotros. Sentarse de una u otra manera puede indicar cosas tales como si estamos cómodos o no, si estamos nerviosos o tranquilos, si algo nos inquieta, etcétera.

Los hombres y las mujeres se sientan de forma diferente, sobre todo en cuanto al cruce de piernas se refiere.

En el caso de los hombres suelen cruzar sus piernas en ángulo recto con el tobillo casi a la altura de la rodilla. Las mujeres suelen cruzar sus piernas juntando los muslos y ladeando ligeramente las piernas.

Otras maneras bastante natural y formal de sentarse son:

·        Con las piernas juntas y la espalda recta. Junta las rodillas, asegúrate de que tus rodillas y una gran parte de tus piernas estén alineadas y juntas. Una pierna no debe estar en frente de la otra. Al sentarte con las piernas juntas, evitarás que tu ropa interior se muestre.

·        Los pies en paralelo, juntos o ligeramente separados.

·        Las piernas juntas y cruzando ligeramente los tobillos.

·        En aquellos casos en los que las piernas se vean al público pueden ir cruzadas. La forma correcta es juntar las pantorrillas con una ligera inclinación a un lado para las mujeres y cruzar las piernas a la altura de las rodillas para los hombres.

·        Inclina las piernas. Si tus piernas son largas o has decidido no cruzar los tobillos, podrías tener que inclinar las rodillas hacia la izquierda o derecha. Esta colocación hará que te veas menos rígida y más femenina. No tienes que mantener este ángulo durante todo el evento. En realidad, es cortés girar las rodillas hacia la persona con la que hablas.

·        Si decides cruzar las piernas ten en cuenta una premisa fundamental nunca debemos enseñar la suela del zapato.

·        Decide cómo colocar tus pies. Tienes dos opciones:

1.   Colocarlas planas sobre el suelo en forma de libro

2.   Cruzar los tobillos. Cuando lo hagas, asegúrate de hacerlo con las rodillas juntas todavía. No debería haber un espacio entre los tobillos

 

“Sentarse con elegancia son señales de una dama o un caballero con clase”.

  

Cómo entrar en un salón.

· Los invitados deben llegar entorno a unos 30 minutos antes del inicio del evento/ceremonia. Esto permite darles la bienvenida y conducirles a su sitio.

·  Lo normal es que las personas presentes se levanten y procedan a hacer las correspondientes presentaciones entre ellos. 

·     Hay que descubrirse siempre antes de entrar, es descortesía entrar en lugares en los que hay personas meritorias y de consideración, con la cabeza cubierta.

·   Se debe cuidar de cerrar la puerta, si no hay nadie para hacerlo, es descortés dejarla abierta.

·        Cuando se abre la puerta y el que abre pide el nombre, hay que decirlo y no añadir nunca la palabra señor.

·        Antes de entrar al lugar se debe verificar que, el vestuario y el peinado estén impecables.

 Cómo comportarse dependiendo de la actividad.

Espectáculos 

En cualquier tipo de espectáculo debemos:

• Guardar silencio y apagar el móvil.
• Evitar comer cosas "ruidosas" como patatas fritas, y chucherías por el estilo
•  No hablar con nuestros compañeros de butaca o hacer comentarios en alto durante toda la función/sesión. 
• No es correcto hacer ruidos "vocales" -como eructar- o cosas tan poco recomendables como quitarse los zapatos

Eventos religiosos

•  La puntualidad en la asistencia es necesaria. 
• Cuidar la postura, tanto en la manera de sentarse como de mantenerse de pie.
• Cuidar el arreglo personal y la vestimenta. 
• Debe ser adecuada al caso, discreta, ni descuidada ni exagerada. 
• Evitar lo más posible hacer ruidos para no distraer a los demás,y peor aún, voltear la cabeza para ver quién entra y quién sale u observar quépersonas asisten al evento.

Funerales

• Los asistentes tienen que llegar antes que los familiares y el difunto.
• El pésame se debe dar a la salida de la iglesia, no a la entrada.
• El pésame debe ser un gesto breve y rápido. 
• Los primeros bancos hay que dejarlos libres para la familia.

El Lenguaje Corporal

El lenguaje corporal es todo lo que decimos con nuestro cuerpo, una forma de comunicación que utiliza los gestos, posturas y movimientos del cuerpo y rostro para transmitir información sobre las emociones y pensamientos del emisor.

El cuerpo no miente, tiene un leguaje mudo pero visible. Suele realizarse a nivel inconsciente, de manera que habitualmente es un indicador muy claro del estado emocional de las personas.

 Comunicación no verbal importancia de los gestos.

La comunicación no verbal visual, es un recurso adecuado para mostrar los hechos.

•  El contacto visual muestra interés
• Levantar las cejas muestra inconformidad
• Hacer una cúpula con los dedos proyecta seguridad
• Taparse o tocarse la boca: si se hace mientras se habla puede significar un intento de ocultar algo
• Tocarse la oreja: es la representación inconsciente del deseo de bloquear las palabras que se oyen.
• Tocarse la nariz: puede indicar que alguien está mintiendo.
• Frotarse un ojo: es un intento de bloquear lo que se ve para no tener que mirar a la cara a la persona a la que se miente.
• Frotarse las manos, demuestra impaciencia
• Jugar con el cabello inseguridad
• Bajar la cabeza y levantar la vista: en el sexo femenino se considera una postura que transmite sensualidad para atraer a los hombres.
• Es una sonrisa falsa, cuando se sonríe y el lado izquierdo de la boca suele elevarse más que el lado derecho.
• La sonrisa natural (o sonrisa de Duchenne) es la que produce arrugas junto a los ojos, eleva las mejillas y desciende levemente las cejas.
• Mostrar la palma abierta: expresa sinceridad y honestidad, mientras que cerrar el puño muestra lo contrario

El anfitrión

Es aquella persona que organiza, convoca e invita en un acto, preside los acontecimientos o eventos que organiza, sean de la clase que sean.

Funciones del anfitrión

El principal trabajo de un anfitrión es saber atender a sus invitados y, para lograrlo, debe saber recibir, presentar, conversar y despedir.

Recibir implica naturalidad y amabilidad y, por supuesto, es el organizador el que debe recibir a sus convidados.

El anfitrión es el responsable de presentar a los invitados que no se conocen entre sí. Lógicamente, cuando el número de convidados es grande, se comprende que no se pueda presentar a todos. 

1.   Saber recibir y despedir a sus invitados.

2.   Saber controlar todo tipo de situaciones, por incómodas que sean (discusiones, invitados que han bebido más de la cuenta, etc.).

3.   Moverse con soltura charlando, a poder ser, con todos los invitados, y haciendo sentir cómodos a todos ellos, por muy tímidos o retraídos que sean.

4.   Saber elegir el menú adecuado al tipo de evento, a la época del año y al gusto de la mayoría de sus invitados. Lo mismo con la bebida, la decoración y el ambiente general de la sala.

Obligaciones de los invitados

Comer de forma educada, utilizando de forma correcta los cubiertos y evitando caer en excesos, por muy exquisita que esté.

·     Un invitado debe acudir a un acto solo cuando le hayan invitado; la auto invitación no está bien vista.

·   Debe agradecer la invitación a su anfitrión y confirmar cuanto antes si asistirá o no asistirá. No dejar para última hora la confirmación, hay que tener en cuenta que el anfitrión puede tiene que prever comida, espacio, etc.

·      Si ha confirmado su asistencia, no puede rechazar la invitación (porque le ha salido una cosa mejor que hacer), salvo con un motivo justificado.

·       Un invitado nunca debe solicitar un trato de favor en un evento ni exigir un puesto en un lugar de honor (que él cree merecer).

·         Ser respetuoso, nada de criticar a los asistentes al evento.

·         No monopolizar la conversación ni pretender ser el centro de atención del acto o evento.

·         Tratar con educación y respeto a quienes trabajan en el evento. Eso de “usted sabe quién soy yo” dice muy poco –o mucho- de quien pronuncia las palabras; prepotencia, soberbia, etc.

·         No debe abandonar el lugar de celebración sin despedirse del anfitrión y darle de nuevo las gracias por haber sido invitado.

·    Cuando se reciben varias invitaciones para el mismo día hay tres opciones: aceptar la primera y rechazar las otras según van llegando; rechazarlas todas o ir a todas. Si se opta por ir a todas hay que estar más tiempo en la primera. Lo que nunca se debe hacer, es excusar la asistencia a un evento al que se había confirmado previamente, para asistir a otro al que nos han invitado más tarde pero que nos apetece más. A eso se llama “esperar la mejor oferta” y dice poco de los buenos modales.

·  Si la invitación no especifica llevar acompañantes, no se debe ir al evento con acompañantes, eso podría poner al anfitrión en situaciones de apuro.

“Te reciben según te presentas; te despiden según te comportas".